3 Formas de se manter um bom controle de associados em sua instituição
Existem 3 formas ideais de se manter um bom controle de associados para gerir a sua instituição, da melhor maneira possível. Entender e colocar em prática esses aspectos é um passo importante para o sucesso da sua entidade. Seguindo os passos aqui expostos, tais características se farão presentes na realidade da sua organização:
- Conseguirá fazer uma boa gestão;
- Alcançará um bom grau de satisfação dos seus contribuintes e colaboradores;
- E manterá ou terá aumento na sua arrecadação.
Saiba organizar os dados de sua instituição
Começaremos primeiro pela "Organização de dados", etapa fundamental para uma melhor administração de informações. A organização de dados é um dos requisitos que cada vez mais, tem se tornado imprescindível dentro das instituições. É necessário, pois possibilita a agilidade e facilidade em se encontrar as informações relacionadas aos dados de sua entidade, de modo que mantenha sempre a sua constante atualização. Você precisa dar uma atenção especial aos seguintes cadastros:
- Contribuintes: pessoas física ou jurídica que sejam associados ou não a sua instituição;
- Contadores: que atendem a sua entidade e seus contribuintes e associados;
- Contribuições: que sua instituição possui;
- Funcionários: da sua entidade e dos seus contribuintes;
- Fornecedores: que atendem a sua entidade e aos projetos da instituição;
- Convênios: que sua instituição firmou para atender o anseio de seus contribuintes;
- Profissionais: que realizam atendimento aos seus contribuintes (Saúde, Jurídico, Treinamento, etc.);
- Atendimentos: que são realizados pela entidade, para se ter um bom histórico;
Esses cadastros e seus respectivos relatórios, de forma organizada, irão contribuir para o controle de sua instituição.
Estabeleça meios de comunicação
A comunicação é um elemento muito importante para o controle dos associados, visto que, através dela, você pode atrair e identificar novos membros, entendendo seus anseios e seus interesses para com a sua instituição.
Um grande exemplo, para aumentar e gerenciar as redes de contatos é por meio da criação de site que possibilita uma divulgação sobre a sua entidade. Dessa forma, o site, funciona como o ativo digital mais importante da sua organização, uma vez que, com ele você terá um canal de captação de novos contatos que podem vim a ser seus novos associados e/ou contribuintes.
Faça uma avaliação de desempenho
Por fim, tendo um cadastro integro e bem atualizado e um site que possibilite um maior alcance de futuros associados, contribuintes e parceiros, é possível ainda extrair informações importantíssimas a respeito do feedback, ou seja, objetivando reorientar ou estimular comportamentos futuros com base na opinião de seus associados e/ou contribuintes.
O processo de avaliação dos dados é um dos meios de se mensurar os pontos que estão precisando de maior atenção. Por exemplo, providenciar uma avaliação dos principais motivos dos pedidos de cancelamento de associação; entender os motivos do crescimento ou não de associados e/ou contribuintes; avaliar a lista de críticas e sugestões, entre outros.
A avaliação de desempenho dos colaboradores, é uma das ferramentas mais utilizadas pela gestão de pessoas para verificar a performance dos funcionários e voluntários de uma instituição, assim poderá planejar ações como: treinamento de aperfeiçoamento de seus funcionários e voluntários.
Realizando tais práticas, será possível mapear a atual situação da instituição e buscar realizar os objetivos de maneira mais eficaz, descobrindo em que pontos é possível melhorar, assim, impulsionando os resultados individuais e coletivos.
Nosso sistema de gestão pode te ajudar
A melhor maneira de conseguir dominar todas as 3 formas é adotar um sistema de gestão capaz de automatizar e facilitar tais processos, além de um profissional capacitado para desenvolver um site de qualidade.
A Call Tecnologia pode te ajudar nessas questões, seja na criação de um site adequado para com seus interesses e propósitos ou na gestão da sua associação, sindicato ou ONG, sendo que com nosso sistema você poderá gerir:
- A sua base de associados e manter ela atualizada;
- Controlar as principais arrecadações e doações da sua entidade;
- Colocar o Portal do Contribuinte: que é uma área exclusiva para seus associados ou filiados, de modo a organizar o atendimento aos seus colaboradores e usuários, tanto on-line como presencial.
Dessa forma, aumentando a qualidade e credibilidade de sua instituição.
Clientes que já estão colhendo os resultados
- STIAG cliente já alguns anos no sistema de gestão GES, recentemente adquiriu a modernização do seu novo Site.
- A Sincovaga também adquiriu o nosso sistema de gestão GES e o desenvolvimento do novo Site.